MDF-e em São Paulo – Como e quando emitir? Atualizado em 09/2025
MDF-e em São Paulo: O que é, quando emitir e cuidados fiscais
Atualizado por Mentor Fiscal | Documentos Fiscais de Transporte
🧾 O que é o MDF-e?
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento fiscal digital obrigatório em diversas operações de transporte de mercadorias. Ele substitui manifestos físicos antigos (como o modelo 25) e passou a ser utilizado em todo o território nacional para consolidar informações de transporte — seja carga própria ou transporte contratado.
O MDF-e foi instituído pelo Ajuste SINIEF 21/2010, possui validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização da SEFAZ. Ele consolida, em uma única viagem, documentos como a NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e o CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônica), funcionando como um documento de controle do transporte.
Por meio do MDF-e também são registrados eventos logísticos como transbordo, substituição de motorista ou veículo, redespacho, retenção de carga e encerramento da viagem.
Quem deve emitir o MDF-e?
| Situação | MDF-e é obrigatório? |
|---|---|
| Transportadora com emissão de CT-e | ✅ Sim |
| Empresa que transporta carga própria | ✅ Sim |
| Transporte com veículo próprio ou arrendado | ✅ Sim |
| Subcontratação ou redespacho | ✅ Sim (pela empresa responsável pelo transporte) |
| MEI em operação eventual | ❌ Isento em alguns casos |
| Produtor rural com nota fiscal avulsa | ❌ Pode haver dispensa |
| Transporte de veículo novo que serve de transporte | ❌ Dispensa específica |
💡 Dica: O MDF-e é obrigatório mesmo quando o transporte é feito por conta própria.
⚖️ Base legal do MDF-e
A regulamentação nacional é feita pelo CONFAZ e complementada por normas estaduais. Principais referências:
- Ajuste SINIEF 21/2010 – Instituição do MDF-e
- Ajuste SINIEF 08/2021 – Define exceções e subcontratação
- Ato COTEPE/ICMS 10/2023 – Manual de Orientações do Contribuinte
- Portaria CAT 102/2013 (SP) – Regras específicas para o Estado de São Paulo
- Portaria ANTT 17/2024 – Registro obrigatório do vale-pedágio
Documentos consolidados no MDF-e
| Documento | Finalidade |
|---|---|
| NF-e | Documento fiscal da mercadoria |
| CT-e | Documento fiscal do serviço de transporte |
| DAMDFE | Documento auxiliar para porte durante o transporte |
O MDF-e não substitui a NF-e ou o CT-e; ele consolida e controla as informações da viagem.
📍 MDF-e em São Paulo – Regras específicas
O Estado de São Paulo segue as normas nacionais, com detalhes complementares definidos pela Portaria CAT 102/2013. Pontos de atenção:
Credenciamento
A empresa deve estar credenciada para emitir NF-e ou CT-e junto à SEFAZ-SP. Com o credenciamento válido, é possível emitir o MDF-e via sistema próprio ou emissor gratuito da SEFAZ.
Operações interestaduais
Sempre exigem MDF-e, mesmo quando o transporte é realizado pela própria empresa com veículo próprio ou arrendado.
Operações internas (intermunicipais)
A exigência pode variar conforme modalidade de transporte, tipo de carga e atividade do remetente. Em setores específicos, como combustíveis, pode haver obrigatoriedade mesmo dentro do estado.
🔄 Encerramento, cancelamento e eventos
| Tipo de Evento | Regras |
|---|---|
| Encerramento | Obrigatório ao final da viagem. Também deve ocorrer em casos de transbordo, troca de veículo ou motorista. |
| Cancelamento | Permitido em até 24 horas após a autorização, desde que a carga não tenha sido transportada. |
| Inutilização de número | Não é permitida. Em caso de erro na sequência, é necessário justificar junto à SEFAZ. |
🚚 Outras obrigações recentes
Vale-pedágio obrigatório (desde 01/01/2025)
Empresas contratantes do transporte rodoviário devem registrar o vale-pedágio eletrônico diretamente no MDF-e, conforme a Portaria ANTT 17/2024.
Código CIOT
O número do CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte) é obrigatório quando houver transportador autônomo de cargas (TAC). Em breve, poderá ser exigido para todas as operações (CIOT para todos).
🧾 Exemplos práticos
| Situação | MDF-e é necessário? |
|---|---|
| Empresa paulista compra mercadoria FOB em MG e transporta com veículo próprio | ✅ Sim – operação interestadual |
| Transporte entre cidades dentro de SP | ❌ Pode não ser exigido |
| Transportadora contratada para entrega interestadual | ✅ Sim – quem emite é a transportadora |
| Viagem com mais de uma NF-e no mesmo veículo (transporte próprio) | ❌ Pode não ser exigido |
| Subcontratação durante a viagem | ✅ Sim – novo MDF-e ou evento de encerramento |
⚠️ Riscos e penalidades
| Multas fiscais | Aplicáveis conforme o regulamento do ICMS do estado. |
| Retenção de carga/veículo | Pode ocorrer em barreiras fiscais quando o MDF-e é exigido e inexistente. |
| Falha de encerramento | Pode bloquear a emissão de novos MDF-e até a regularização. |
| Inconsistências de dados | Rejeição da autorização pela SEFAZ (motorista, veículo, carga, rotas). |
🔁 Termos relacionados
- MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
- Manifesto de carga eletrônico
- Documento Auxiliar do MDF-e (DAMDFE)
- Evento de encerramento/cancelamento
- Redespacho e subcontratação
✅ Conclusão
O MDF-e é essencial para a regularidade fiscal no transporte de cargas. Ignorar sua obrigatoriedade pode gerar problemas operacionais e fiscais significativos.
As empresas devem manter cadastros atualizados, configurar corretamente seus sistemas de emissão e treinar as equipes para uso correto do MDF-e e dos eventos obrigatórios.
📌 Dica final: Embora o MDF-e não represente recolhimento de imposto, ele é um documento fiscal obrigatório com controle cruzado pela SEFAZ. A ausência pode bloquear operações logísticas inteiras.